Strukturenhet | Processnamn | Handlingsslag | Handlingstyp | Gallring | Förvaringsplats | Sekretess | Ansvar | Registrering | Anmärkning | Markerad |
1 | Leda och styra folkhögskoleverksamheten | | | | | | | | | |
1.1 | Fatta politiska beslut | | | | | | | | | |
1.1 | | Styrelsehandlingar | Kallelser | Bevaras | | | | Diarieförs | Kallelser, föredragningslistor m.m. som används som register/innehållsförteckning till protokollen bevaras och förvaras tillsammans med protokollen | Nej |
1.1 | | | Dagordning | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.1 | | | Handlingar | Bevaras | Säkerhetsskåp | Nej | Nämndsekreterare | Diarieförs | Här skriver vi in löpande text i ett anmärkningsfält | Nej |
1.1 | | | Protokoll | Bevaras | | | | Diarieförs | Folkhögskolornas protokoll upprättas på papper med kvaliteten Svenskt Arkiv 80 eller 100 g/m2 | Nej |
1.2 | Planera och följa upp | | | | | | | | | |
1.2 | | Handlingar i planering och uppföljning | Budget och flerårsplaner | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Strategier, policies,rikt linjer - övriga | Bevaras | | | | Diarieförs | Avser folkhögskolornas egna policies och riktlinjer som inte förekommer som separat handlingstyp i denna process | Nej |
1.2 | | | Handlings- och utvecklingsplan | Bevaras | | | | Diarieförs | Ett arkivexemplar av varje version bevaras | Nej |
1.2 | | | Folkbildnings- rådets mål/an visningar | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Årsredo visningar | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Folkbildnings rådets underlag för statistik | Vid inaktualitet | | | | | Underlag för rapportering till Folkbildningsrådet | Nej |
1.2 | | | Arbetsmiljö redovisningar | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Delårsbokslut | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Brandplaner | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Styrkort/Nyckel tal | Bevaras | | | | Diarieförs | Beskrivning av respektive folkhögskolas övergripande styrkort/nyckeltal | Nej |
1.2 | | | Revisions protokoll | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Kvalitets redovisningar | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Protokoll, mötesanteckn | Se anmärkning | | | | | Protokoll/minnesanteckningar från verksamhetsmöten bevaras om de dokumenterar beslut och gallras efter 2 år om de endast är av tillfällig betydelse | Nej |
1.2 | | | Miljöredovis ningar | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.2 | | | Statistik | Se anmärkning | | | | | Sammanställd statistik bevaras om den ingår i verksamhetsberättelse eller liknande. Statisktiskt underlag till folkbildningsrådet: Se Folkbildningsrådet | Nej |
1.2 | | | Skyddsronds protokoll | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.3 | Bereda ärenden | | | | | | | | | |
1.3 | | Ärendehandläggning | Korrespondens | Se anmärkning | | | | Diarieförs om ärende | 1. Cirkulär för kännedom, externa, vid inaktualitet. Förutsatt att handlingen inte föranlett någon åtgärd och inte heller tillfört sakuppgift i något ärende 2. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd gallras vid inaktualitet, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 3. Inkomna och expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär, gallras vid inaktualitet. 4. Korrespondes av vikt bevaras (brev, e-post, fax etc) | Nej |
1.3 | | | Arbetsmaterial | Vid inaktualitet | | | | | Avser underlag, utkast/koncept och minnesanteckningar i ett pågående ärende. Dessa kan gallras när sammanställning eller annan bearbetning skett och då handlingarna inte heller fyller någon funktion i dokumenthanteringsplanens övriga processer | Nej |
1.3 | | | Tjänste anteckningar | Bevaras | | | Diarieförs | | Tjänsteanteckningar etc av vikt i ärende | Nej |
1.3 | | | Utredningar | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
1.3 | | | Beslut | Se anmärkning | | | | Diarieförs | Dokumenterade beslut(brev, fax, e-post etc) är en del av ärende och ska bevaras | Nej |
1.3 | | | Remissärenden | Bevaras | | | | Diarieförs | Inkommande remisser och remissvar/yttranden | Nej |
1.4 | Informera, internt/externt | | | | | | | | | |
1.4 | | Förvaltnings information | Webbsidor interna/externa | Se anmärkning | | | | Nej | Handlingar producerade av folkhögskolan som upprättas endast i syfte att läggas ut på webben t ex intervjuer, artiklar om organisationsförändringar, nyhetsbrev (motsv.). Dessa tas ut på papper och bevaras. Handlingar och texter som genom sitt informationsinnehåll är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras/raderas när de inte längre behövs för sitt ändamål, t.ex öppettider, Ej unika handlingar på webben, med ursprung någon annanstans hos förvaltningen i form av rapporter, pressmeddelanden, protokoll, statistik, årsredovisningar, platsannonser m.m. och som arkiveras t.ex. i diarieakten. Den elektroniska versionen (på webben) av dokumentet betraktas då som en kopia och får gallras "vid inaktualitet". Unika handlingar på webben. Med unikt avses främst presentationen/gränssnittet mot besökaren på webbplatsen, dvs. utseende och struktur kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att startsidan (skärmdump av presentationen) samt hemsidans struktur/ karta tas ut på papper en gång per år och/eller vid större uppdateringar och bevaras. | Nej |
1.4 | | | Nyhetsbrev/ Tidningar etc | Bevaras | | | | Nej | Folkhögskolans egenproducerade. Elektroniska nyhetsbrev skrivs ut på papper och bevaras | Nej |
1.4 | | | Telefon kataloger, interna | Bevaras | | | | Nej | Ett arkivexemplar bevaras varje år. Om telefonlistan publiceras elektroniskt skrivs ett arkivexemplar ut en gång per år | Nej |
1.4 | | | Trycksaker, egenprodu cerade | Bevaras | | | | Nej | Ett exemplar av varje produkt bevaras | Nej |
1.4 | | | Bildbanker, foto dokumentation | Bevaras | | | | Nej | Fotodokumentation från evenemang, händelser m.m. som rör verksamheten och det sociala livet på folkhögskolan | Nej |
1.4 | | | Skolkataloger, elever | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
1.5 | Arbeta i projekt | | | | | | | | | |
1.5 | | Projektdokumentation | Direktiv/Upp dragshandl | Bevaras | | | | Diarieförs | Avser uppdragsbeskrivning, målbeskrivning, uppdragsavtal etc. Handlingen diarieförs för att synliggöra projektet i diariet | Nej |
1.5 | | | Samarbets avtal/överens kommelser | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
1.5 | | | Beslut | Bevaras | | | | Nej | Handlingar som dokumenterar beslut i projektet | Nej |
1.5 | | | Rapportering, utvärdering | Bevaras | | | | Diarieförs | Avser delresultat och slutresultat. Diarieförs för att tillkännage att projektet avslutats | Nej |
1.5 | | | Planläggnings dok | Bevaras | | | | Nej | Avser projektplaner, förstudier, timplaner, anvisningar i projektet, projektbudget | Nej |
1.5 | | | Trycksaker, publikationer | Bevaras | | | | Nej | Ett exemplar av de tryckta produkter som projektet producerar bevaras | Nej |
1.5 | | | Projekt organisation | Bevaras | | | | Nej | Avser dokumentation om projektsammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, tilldelade resurser, budgetansvar, attestregler, riktlinjer och policies | Nej |
1.5 | | | Mötes anteckningar | Se anmärkning | | | | Nej | Minnesanteckningar/protokoll med dagordning och deltagarlista bevaras då dessa dokumenterar projektets utveckling och beslut. Minnesanteckningar av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet | Nej |
2 | Stödja verksamheterna | | | | | | | | | |
2.1 | Registrera/ Diarieföra | | | | | | | | | |
2.1 | | Ärendehandläggning | Diarieplan | | | | | | | Nej |
2.1 | | | Diarium | | | | | | | Nej |
2.1 | | | Dokument hanteringsplan | | | | | | | Nej |
2.1 | | | Arkiv förteckning | | | | | | | Nej |
2.1 | | | Arkiv beskrivning | | | | | | | Nej |
2.1 | | | Diarieförda handlingar | | | | | | | Nej |
2.2 | Administrera ekonomi | | | | | | | | | |
2.3 | Administrera personal | | | | | | | | | |
2.3.1 | Rekrytera | | | | | | | | | |
2.3.1 | | Rekryterings- och tillsättningshandlingar | Tillsättnings handlingar | Se anmärkning | | | | | Behovsanalys, annons (utskriven på papper), krav-/ansvarsprofil och beslut om tillsättning bevaras.Bedömningsanteckningar och noteringar vid intervjuer gallras efter 2 år | Nej |
2.3.1 | | | Sekretess förbindelse | Bevaras | | | | | I personalakt | Nej |
2.3.1 | | | Ansökan, erhållen tjänst | Bevaras | | | | | Inkl betyg, intyg, utdrag från belastningsregister, tystnads-/sekretessförbindelse, läkarintyg nattarbete, intyg om hälsokontroll enligt livsmedelslagen etc | Nej |
2.3.1 | | | Registerutdrag belastnings register | Bevaras | | | | | (om sådant finns) Bevaras i personalakt för den som fått tjänsten. Utdrag från övriga sökanden gallras efter 2 år | Nej |
2.3.1 | | | Ansökan, ej erhållen tjänst | 2 år | | | | | Inkl betyg, intyg, utdrag från belastningsregister, tystnadsplikts-/sekretessförbindelse, läkarintyg nattarbete, intyg om hälsokontroll enligt livsmedelslagen m.m. | Nej |
2.3.1 | | | Personalakt | Bevaras | | | | | I personalakten placeras bl.a. följande handlingstyper: anställningsbevis, arbetsskadeanmälan/-utredning, avgångsanmälan, avgångsvederlag (beslut), betyg och intyg som följer ansökningshandlingarna (det räcker med att en uppsättning betyg motsvarande finns i personalakten), disciplinärende (dokumentation ang.), dödsfall (handlingar ang.), gratifikation (dokumentation om erhållen), hälsodeklaration vid nyanställning (gäller i fråga om hantering av vissa livsmedel), lönebidrag (beslut), löne-/uppdragstillägg, lönekort (matrikelkort, årskort, frånvarokort, semesterkort), nattarbete (handlingar från läkarundersökn), omplaceringsärende, pensionsunderlag, rehabiliteringsärende, resestipendier, sjukersättning, tidsbegränsad och tillsvidare (beslut), tjänstbarhetsintyg, tjänstgöringsintyg/betyg från arb.givare, tystnadspliktsintyg, utdrag ur belastningsregister, vaccinationskort, varsel enl LAS (som resulterar i avslutad anställning). Handlingar som anses känsliga kan läggas i ett förslutet kuvert i personalakten | Nej |
2.3.1 | | | Ansökan, övriga varia tioner | Se anmärkning | | | | | 1) Om rekryteringsföretaget tar emot ansökningar utifrån en självständig ställning gentemot myndigheten blir ansökningen allmän handling först när den lämnas till förvaltningen. Där ska den hanteras enligt dokumenthanteringsplanen 2) Ansökningar när tjänsten dras tillbaka, 2 år 3) Ansökan som återtas av den sökande, 2 år 4) Ansökningar, spontana inkl svar, praktik och arbete, om personen anställs ska ansökningshandlingarna bevaras. Övriga spontant inkommande ansökningar gallras vid inaktualitet | Nej |
2.3.1 | | | Personalsyst Heroma | Se anmärkning | | | | | Systemägaren för Heroma ansvarar för att tillsammans med Regionarkivet ta fram beslut på vilken information som ska bevaras på sikt och vilken som ska gallras samt komma överens om formerna för leverans till Regionarkivet | Nej |
2.3.1 | | | Anställnings avtal/placerings meddelande | Bevaras | | | | | Här ingår även ändringsmeddelande gällande anställning. Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning | Nej |
2.3.1 | | | Hälso deklaration | Se anmärkning | | | | | Om sådan lämnas av den som fått tjänsten så bevaras den. Hälsodeklarationer från övriga sökanden gallras efter 2 år | Nej |
2.3.1 | | | Anställnings avtal, underlag | 2 år | | | | | Underlag endast för att framställa avtalet, förvaras på HR-enhet eller hos löneservice om tjänsten köps där | Nej |
2.3.1 | | | Lönebidrags handlingar | Se anmärkning | | | | | Beslut om lönebidrag, bevaras Handlingsplan för lönebidragsanställd,bevaras Avisering om utbetalt belopp, 10 år | Nej |
2.3.1 | | | Föreckning/ Sammanställning över sökande | Bevaras | | | | | Avser även lista över utvalda sökande hos rekryteringsföretag | Nej |
2.3.2 | Betala ut lön | | | | | | | | | |
2.3.2 | | Handlingar i löneadministration | Tjänstgörings scheman | Se anmärkning | | | | | Finns digitalt i Heroma | Nej |
2.3.2 | | | Kontroll uppgifter | Bevaras | | | | | Finns i pappersform före 2001-11 då Palett/Heroma togs i bruk. Därefter digitalt i Heroma. | Nej |
2.3.2 | | | Rapport, arvodister | 10 år | | | | | Förtroendemannaarvoden, konsultarvoden, utbidlningsarvoden, försökspersonsarvoden m.m. | Nej |
2.3.2 | | | Lönebeslut, övriga | Bevaras | | | | | | Nej |
2.3.2 | | | Frånvaro- rapportering | Se anmärkning | | | | | Rapportering sker i Heroma | Nej |
2.3.2 | | | Grundlistor | Bevaras | | | | | Avser grundlistor före Heroma | Nej |
2.3.2 | | | Reseräkningar | 10 år | | | | | Verifikation | Nej |
2.3.2 | | | Läkarintyg, sjukdom | 2 år | | | | | Avser kopia om sådan tas emot. Originalet skickas till Försäkringskassan | Nej |
2.3.2 | | | Personalfört. övertidsjournal | 2 år | | | | | Rapport från Heroma med underskrift | Nej |
2.3.2 | | | Ersättning via lön | 10 år | | | | | Rutin för betalning av egna utlägg via personalsystemet. Blankett och kvitto (t ex läkarvård, friskvård, parkeringskvitton etc) | Nej |
2.3.2 | | | Tjänstgörings rapporter | 2 år | | | | | Rapport som innehåller underskrift av chef/anställd | Nej |
2.3.2 | | | Ersättning för studier | Bevaras | | | | | Notering i Heroma | Nej |
2.3.2 | | | Läkarintyg, vård av barn | 2 år | | | | | Avser kopia om sådan tas emot. Originalet skickas till Försäkringskassan | Nej |
2.3.3 | Samver- kan/utveckling | Samverkans dokumentation | Utvecklings samtal | Se anmärkning | | | | | Dokumenterade överenskommelser samt utvecklingsplaner/målkort gallras när anställningen upphör eller efter överenskommelse vid byte av chef. | Nej |
2.3.3 | | | Tvisteförhand ling, protokoll | Bevaras | | | | | | Nej |
2.3.3 | | | Kompetens satsning | Bevaras | | | | | Viktiga handlingar rörande kompetenssatsning på personal | Nej |
2.3.3 | | | Samverkans avtal | Bevaras | | | | | | Nej |
2.3.3 | | | Samverkans protokoll | Bevaras | | | | | Minnesanteckningar från arbetsplatsträff får gallras efter 2 år | Nej |
2.3.3 | | | Arbetsmiljö utredningar | Bevaras | | | | | | Nej |
2.3.3 | Samverkan/utveckling | | | | | | | | | |
2.3.4 | Händelser under anställ ningen | | | | | | | | | |
2.3.4 | | Anställnings dokumentation | Arbetsskade handlingar | Se anmärkning | | | | | Anmälan arbetsskada/tillbud, beslut och läkarintyg rörande arbetsskada bevaras tillsammans med övrig utredningsdokumentation i personalakt. Handlingar som anses känsliga kan förvaras i förslutet kuvert i personalakt | Nej |
2.3.4 | | | Handlingar i rehabiliterings ärende | Se anmärkning | | | | | Särskilt läkarutlåtande, rehabutredning/rehabplan samt beslut/avslag om ersättning bevaras i personalakten | Nej |
2.3.4 | | | Handlingar i disciplinärende | Bevaras | | | | | Avser t ex underlag, underrättelse, varning, avsked | Nej |
2.3.4 | | | Handlingar ang Gratifikation | Bevaras | | | | | Avser bl a minnesgåva, inkl underlag och övrig dokumentation t ex tal etc. | Nej |
2.3.4 | | | MBL protokoll | | | | | | | Nej |
2.3.4 | | | Förhandlings protokoll, löne översyn | Bevaras | | | | | Uttag av lista från "Löneöversyn i Heroma. Digital uppgift till lönefunktion via förhandlingsmodulen i Heroma | Nej |
2.3.4 | | | Polisanmälan | Bevaras | | | | | | Nej |
2.3.4 | | | Skade ersättning | Bevaras | | | | | | Nej |
2.3.5 | Förändrat anställnings förhållande | | | | | | | | | |
2.3.5 | | Omställnings dokumentation | Sjukersättning, beslut | Bevaras | | | | | Originalet hos den anställde eller hos Försäkringskassan | Nej |
2.3.5 | | | Omplacerings ärende | Bevaras | | | | | Avser samtliga handlingar och egen dokumentation som är av vikt i ärendet. | Nej |
2.3.5 | | | Handlingar i LAS-ärende | Se anmärkning | | | | | Handlingar som leder till avslutad anställning, inklusive mottagningsbevis bevaras. LAS-bevakningslistor gallras vid inaktualitet | Nej |
2.3.5 | | | Avtal, lokala | Bevaras | | | | | Förvaltningsspecifika avtal och anvisningar | Nej |
2.3.6 | Avsluta anställning | | | | | | | | | |
2.3.6 | | Dokumentation avslutad anställning | Avgångs anmälan | Bevaras | | | | | Uppsägning, från arbetsgivaren. Se Varsel | Nej |
2.3.6 | | | Arbetsgivar intyg | Se anmärkning | | | | | Förväxlas ej med "Betyg". Sista utfärdade arbetsgivarintyget bevaras i personalakten: Gäller anställningar före Paletts införande 2001-11. Arbetsgivarintyg som gäller anställningstider efter Paletts införande kan förvaras i pärm hos personalassistent och gallras vid inaktualitet. | Nej |
2.3.6 | | | Avgångs vederlag beslut | Bevaras | | | | | | Nej |
2.3.6 | | | Beslut om upp sägning, arb.giv initiativ | Bevaras | | | | | Original läggs i personalakten | Nej |
2.3.6 | | | Betyg/intyg personutvärd | Bevaras | | | | | Avser tjänstgöringsbetyg, arbetsgivarintyg av personutvärderande karaktär. Se även "Arbetsgivarintyg" | Nej |
2.3.6 | | | Dödsfall, handlingar om | Bevaras | | | | | Förvaras i personalakt | Nej |
2.3.6 | | | Pensions handlingar | Bevaras | | | | | Pension, ålders- och särskild ålderspension bevaras. Avser pensionsansökningar och beslut under pågående anställning. Placeras i personalakt | Nej |
2.3.6 | | | Varsel, avgån- gsanmälan uppsägning | Bevaras | | | | | Förvaras i personalakten. Se även LAS-handlingar | Nej |
2.4 | Administrera inköp | | | | | | | | | |
2.4 | | Inköpshandlingar | Anbud/offerter | | | | | | | Nej |
2.4 | | | Beslut | | | | | | | Nej |
2.4 | | | Avtal | | | | | | | Nej |
2.4 | | | Beställningar | | | | | | | Nej |
2.4 | | | Beställnings bekräftelser | | | | | | | Nej |
2.4 | | | Avrop/Be ställning mot ramavtal | | | | | | | Nej |
2.4 | | | Följesedlar | | | | | | | Nej |
3 | Forma och följa upp kurser | | | | | | | | | |
3.1 | Planera kurser | | | | | | | | | |
3.1 | | Kursdokumentation | Beslut läsårstider | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
3.1 | | | Scheman | Bevaras | | | | Diarieförs | Avser slutgiltigt schema för kurs. Övriga gallras vid inaktualitet | Nej |
3.1 | | | Kursbe- skrivningar | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
3.1 | | | Målbe- skrivningar | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
3.1 | | | Kursledarbrev | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
3.1 | | | Riktade kurser | Bevaras | | | | | Avser kursbeskrivning och tillhörande dokumentation för riktade kurser | Nej |
3.2 | Marknads- föra kurser | Marknadsförings dokumentation, kurser | Hemsides- presentationer | Bevaras | | | | Nej | En utskrift av den marknadsföring som sker på hemsidan | Nej |
3.2 | | | Marknadsfö- ringsprodukter | Bevaras | | | | Nej | Ett exemplar av egenproducerade marknadsföringsprodukter, foldrar etc | Nej |
3.2 | Marknadsföra kurser | | | | | | | | | |
3.3 | Utvärdera kurser | | | | | | | | | |
3.3 | | Kursutvärderingar | Elevutvärd- eringar | Se anmärkning | | | | Nej | Sammanställning/resultat av utvärderingen bevaras tillsammans med ett exemplar av utvärderingsformulär, motsvarande. Om sammanställning förs kan enskilda ifyllda utvärderingar gallras vid inaktualitet | Nej |
4 | Bedriva utbildning | | | | | | | | | |
4.1 | Läsårs- förberedelser | Planerings dokumentation undervisningen | Ordnings regler | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
4.1 | | | Beslut om läsårstider | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
4.1 | | | Tjänstgörings- schema | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
4.1 | | | Undervisnings scheman | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
4.1 | | | Salscheman | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
4.1 | Läsårsförberedelser | | | | | | | | | |
4.2 | Skriva in elever | | | | | | | | | |
4.2 | | Inskrivningshandlingar | Ansöknings- blankett | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.2 | | | Ansökan om förstärknings- bidrag | Bevaras | | | | Diarieförs | Ansökan om statsbidrag vid funktionsnedsättning sker digitalt. Ansökan skrivs ut och bevaras tillsammans med beslut | Nej |
4.2 | | | Personligt brev | Bevaras | | | | Nej | Förvaras med elevens handlingar | Nej |
4.2 | | | Personbevis | Efter kursens slut | | | | Nej | | Nej |
4.2 | | | Betyg som in- kommer med ansökan | Efter kursens slut | | | | Nej | | Nej |
4.2 | | | Behörighets- intyg | Efter kursens slut | | | | Nej | | Nej |
4.2 | | | Arbetsintyg | Efter kursens slut | | | | Nej | | Nej |
4.2 | | | CSN-Ansökan | Efter kursens slut | | | | Nej | | Nej |
4.2 | | | Informations häfte | Bevaras | | | | Nej | Information om kursen som sänds ut till den sökande | Nej |
4.2 | | | Antagnings- besked | Vid inaktualitet | | | | Nej | Sänds ut till den som sökt kurs på folkhögskolan | Nej |
4.2 | | | Ämnesvals blankett | Se anmärkning | | | | Nej | Ämnesvalsblankett som enbart dokumenterar elevens val inför kurs gallras efter kursens slut. Blankett som intgår i utvärderings/avstämningsdokumentationen och som signeras bevaras tillsammans med beslut | Nej |
4.3 | Undervis- ning, tema, projekt | Handlingar från undervisningen | Planerings underlag | Vid inaktualitet | | | Nej | | | Nej |
4.3 | | | Egenpro- ducerade läromedel | Se anmärkning | | | | Nej | Egenproducerat läromedel som täcker in en väsentlig del av ett ämne eller ämnesgrupp bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. | Nej |
4.3 | | | Elevarbeten | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
4.3 | | | Foto dokumentation, elevarbeten | Vid inaktualitet | | | | Nej | Se även "Bildbanker, fotodokumentation" 1.5 | Nej |
4.3 | | | Skoltidning | Bevaras | | | | Nej | Elevproducerad | Nej |
4.3 | Undervisning, tema, projekt | | | | | | | | | |
4.4 | Följa upp undervisning, elevsamverka | | | | | | | | | |
4.4 | | Utbildningsadministrativa handlingar | Frånvaro- rapportering | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
4.4 | | | Incident- rapportering (elever) | Se anmärkning | | | | Nej | Incidentrapport som ingår i skadeutredning bevaras. Övriga gallras efter 2 år | Nej |
4.4 | | | Flytt- anmälningar | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
4.4 | | | Ledighets- ansökningar | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
4.4 | | | Lärar-/personal- råd, anteckningar | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.4 | | | Elevsynpunkter | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.4 | | | Linjeråd/Kursråd- protokoll | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.4 | | | Utvärderings- underlag, under visning | Se anmärkning | | | | Nej | Fortlöpande utvärdering för att kvalitetssäkra undervisningen. Underlag kan gallras vid inaktualitet. Eventuell sammanställning/resultat bevaras | Nej |
4.4 | | | Skadeanmälan och utredning (elever) | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
4.5 | Utvärdera elevresultat | | | | | | | | | |
4.5 | | Elevhandlingar | Frånvaro- statistik | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.5 | | | Intyg om avbrott | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.5 | | | Beslut om av stängning av elev (undervisn) | Efter kursens slut | | | | Diarieförs | Beslutas i regel av skolans styrelse | Nej |
4.5 | | | Dokumentation från utvecklings- samtal | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.5 | | | Elevintyg, avstår omdöme | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.5 | | | Disciplinspåföljd kontrakt | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
4.5 | | | Omdömen, intyg | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
5 | Driva internat och konferens | | | | | | | | | |
5.1 | Administrera Internatet | | | | | | | | | |
5.1 | | Internathandlingar | Elevkontrakt | Bevaras | | | | Ja | | Nej |
5.1 | | | Rumsfördel- ningslistor | Efter läsårets slut | | | | Nej | | Nej |
5.1 | | | Internatavgifter | 10 år | | | | Nej | Enligt regler i "Administrera ekonomi" | Nej |
5.1 | | | Nyckel- kvittenser | Efter läsårets slut | | | | Nej | | Nej |
5.1 | | | Fakturerings- underlag | 10 år | | | | Nej | Enligt regler i "Administrera ekonomi" | Nej |
5.1 | | | Husmöten | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
5.1 | | | Beslut om av- stängning av elev (internat) | Efter kursens slut | | | | Nej | | Nej |
5.1 | | | Almanackor | Vid inaktualitet | | | | Nej | Löpande anteckningar om bokningar, möten etc | Nej |
5.2 | Måltids- verksamhet | Handlingar i måltids verksamheten | Tillstånd | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
5.2 | | | Matsedlar | Bevaras | | | | Nej | Ett exemplar bevaras | Nej |
5.2 | | | Egenkontroll program, dokumentation | Se anmärkning | | | | Nej | Program/Checklista för egenkontroll bevaras. Anteckningar från kontrollen t ex temperatur, kyla m.m. gallras efter 5 år | Nej |
5.2 | | | Synpunkter klagomål | Bevaras | | | | Diarieförs | Avser synpunkter på boende och bokningar | Nej |
5.2 | | | Inskpektions- protokoll | Bevaras | | | | Diarieförs | Inklusive förlägganden från tillsynsmyndigheten | Nej |
5.2 | | | Felanmälningar, kökslokaler | Se anmärkning | | | | Nej | Löpande anteckningar om fel och felanmälningar gallras vid inaktualitet. Skrivelser till fastighetsförvaltningen (Västfastigheter) i samband med felanmälningar av inventarier bevaras | Nej |
5.2 | | | Kassahantering | Se anmärkning | | | | Nej | Handkassor t ex dagskassor, kvittenser, kvittorullar, kontokortslips och andra verifikationer i kassahanteringen gallras efter 10 år, i enlighet med regler i "Administrera ekonomi" | Nej |
5.2 | | | Köksmöten, minnesant. | 2 år | | | | Nej | | Nej |
5.2 | | | Evenemangs- dokumentation | Se anmärkning | | | | Nej | Menyer, inbjudningsdokumentation, fotodokumentation etc vid särskilda evenemang t ex lucia, julbord m.m. bevaras. Övriga administrativa handlingar kring förberedelserna gallras vid inaktualitet | Nej |
5.2 | Måltidsverksamhet | | | | | | | | | |
5.3 | Administrera konferenser | | | | | | | | | |
5.3 | | Konferensdokumentation | Program | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
5.3 | | | Boknings- underlag | 10 år | | | | Nej | Avser bokningsunderlag som är räkenskapsinformation enligt "Administrera ekonomi" | Nej |
5.3 | | | Korrespondens | 2 år | | | | Nej | Avser beställningar, dialog om innehåll m.m. vid bokningar | Nej |
5.3 | | | Rumsfördel- ningsunderlag | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
5.3 | | | Ordningsregler | Bevaras | | | | Diarieförs | | Nej |
5.3 | | | Nyckelkvittenser | När nyckel återlämnas | | | | Nej | | Nej |
5.3 | | | Rumsbesiktningar underlag | Vid inaktualitet | | | | Nej | | Nej |
5.3 | | | Utvärderingar | Se anmärkning | | | | Ja | Sammanställning/resultat av utvärdering bevaras. Enskilda utvärderingsblanketter kan gallras vid inaktualitet om sammanställning finns. | Nej |
5.4 | Bedriva lokalvård | | | | | | | | | |
5.4 | | Lokalvårdshandlingar | Faktablad, kemiska prep | 5 år | | | | Nej | | Nej |
5.4 | | | Garanti- handlingar | När garantitid löpt ut | | | | Nej | | Nej |
5.4 | | | Byggmötes- protokoll | 2 år | | | | Nej | Folkhögskolans kopia inför lokalförändringar | Nej |
5.4 | | | Inköps- handlingar | Se "Administrera inköp" | | | | | | Nej |
5.4 | | | Städmöten, minnesant | 2 år | | | | Nej | | Nej |
6 | Bedriva övrig verksamhet | | | | | | | | | |
6.1 | Sköta Biblioteket | | | | | | | | | |
6.1 | | Handlingar från administration av bibliotek | Bestånds- register | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
6.1 | | | Förvärvslistor | Bevaras | | | | Nej | | Nej |
6.1 | | | Låntagar- uppgifter | Vid inaktualitet | | | | Nej | Inkluderar uppgifer om lån per låntagare | Nej |