Användarträff år 2012

Anteckningar från träffen

Här kan du läsa vår Dagordning (Pdf)

Ett drygt fyrtiotal deltagare var vi, och vi började med att presentera oss. Vi berättade var vi arbetar och hur mycket vi hunnit med i vårt arbete med att process-
basera informationsredovisningen. En sammanställning av detta kommer inom kort att finnas på vår hemsida under fliken Kunder.

Bertil besvarade några vanliga frågor.

Det nya sättet att redovisa verksamhetsinformation har ännu inte fått sin slutliga form. Den uppstår i det praktiska arbetet, och vi i denna sal är i högsta grad delaktiga. Bertil presenterade ett antal samverkans-
plattformar
som vi kan utnyttja för att tillsammans forma det nya sättet att arbeta.

Vi gjorde ett gemensamt försök att utvärdera
nyheterna i version 4.

Vi kunde se att nyheterna fungerar och används som det var tänkt. Några ytterligare förbättringar krävs dock.

Bertil gav sin syn på behovet av samverkan mellan arkivarier och verksamhetsutvecklare. Han pekade på Boverket och Chalmers som exempel på två verksamheter som löser problemet lite olika.

Även några av deltagarna berättade kortfattat om olika sätt att arbeta.

Kia Blomberg från Tullverket ingår i ett projekt tillsammans med utvecklare medan Marianne Sarberg från Vallentuna kommun har ett eget uppdrag att driva processbaseringen för hela kommunen.

Eva-Lena Wirén Stubbs, arkivarie, och Patrik Samin, verksamhetsutvecklare, båda från Luleå tekniska universitet, delgav oss sina erfarenheter.

Eva-Lena gav en historik över arbetet med att få förståelse för hur viktigt det är att ha ordning på och kunna redovisa verksamhetsinformationen, och Patrik pekade bland annat på skillnaden mellan att bara rita en processkarta och att aktivt arbeta för gemensam förståelse för en process.

Bertil tog upp en annan vanlig fråga nämligen vilken verksamhet skall klasificeringsstrukturen omfatta i exempelvis en kommun?

De små kommunerna kan omfatta hela den kommunala verksamheten med sin struktur medan de största gör en klassificeringsstruktur per förvaltning. Båda vägarna är framkomliga. Det viktiga är att man i båda fallen beskriver de kommungemensamma processerna på ett korrekt sätt.

Frågan om ifall styr- och stödprocesserna skall vara gemensamma för alla förvaltningarna bör avgöras av kommunledningen.

Därefter fortsatte vi med att diskutera vilka nyheter som ska införas i VisAlfa version 5.

En lista över noterade förändringsbehov presenterades, och vi diskuterade prioriteringar mellan önskemålen.

Störst diskussion vållade förslaget om en rullgardins-
meny för inläggning av hanteringsanvisningar. Det alternativ vi väljer blir troligen att vi inför en filhanterare som kan delas av alla organisationens användare. Där kan man bygga upp en gemensam meny med hjälp av ett frasminne.

En sådan gemensam filhanterare kan också komma att bli basen för antal andra spännande funktioner.

Fler förslag är noterade och föremål för interna överläggningar. Mer om dem senare.

Bertil avslutade med att ge några praktiska råd kring användningen av VisAlfa. De finns sammanfattade i dokumentet Att använda VisAlfa, som finns för nedladdning på vårt interna Forum.

Träffen avslutades med att Bertil tackade deltagarna för visat engagemang.

Här kan du se ett bildspel från användarträffen.





Läs om förra årets användarträff.
Användarträffen år 2011

Skriv ut denna sida
©VisAlfa AB 2021