VisAlfa version 6 - Processverktyget som stödjer samarbete

Här är några av de nyheter som presenteras i VisAlfa version 6

Förbättrad spårbarhet för processer och handlingstyper
Bland annat har vi infört en datering av alla nya processer och handlingstyper som uppstår i verksamheten. Vi inför också ett så kallat förvaltningsläge för att ytterligare förbättra spårbarheten.

Hålla ordning på klassificeringsstrukturen
Förvaltningsläget gör det även möjligt att använda VisAlfa för att hålla klassificeringsstrukturen aktuell i hela verksamheten. Det är viktigt att alla verksamhetens IT-system i alla lägen använder korrekt version av strukturen.

Underhåll av länkar
Ett kvalificerat processverktyg ska kunna innehålla länkar som för varje process pekar på information och stöd som är relevanta för just den processen. Med tiden kan det bli ett stort antal sådana länkar, och det är viktigt att hålla dem aktuella.

VisAlfas länklista presenterar alla upprättade länkar, och listan kan presenteras på alla tänkbara sätt. Ändringar kan göras direkt i listan och då slår dom igenom på de platser där länken presenteras.

Dokumentation av arbetsgruppsmöten
En styrka hos VisAlfa är enkelheten. Tack vare den går det att använda VisAlfa i gruppmöten och successivt rita och dokumentera arbetet i takt med att det fortskrider.

Problem och möjligheter som vi identifierar under arbetets gång men inte kan ta hand om direkt markerar vi med särskilda symboler. I efterhand kan vi sedan lista dem så att vi kan ta hand om dem på ett seriöst sätt.

Bevaka informationssäkerheten
Både Riksarkivet och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) rekommenderar att man kombinerar processarbetet med arbetet med infosäkerhet. Här är en länk till deras gemensamma vägledning.

Vägledning för processbaserad informationskartläggning.

VisAlfa levereras numera komplett med de hanteringsanvisningar och kriterier som utarbetats av KLASSA på basis av MSB:s rekommendationer.

Det gör det enkelt för VisAlfa-användare att redan från start börja klassa informationen med avseende på säkerhet.

Stöd för samarbete
Processutvecklare, kvalitetsansvariga, arkivarier, registratorer och ansvariga för informationssäkerheten, alla får stöd av VisAlfa för sitt arbete.

Men inte bara det – de får också stöd för att samarbeta med varandra, och det är kanske det som gör satsningen på VisAlfa så unik.

Läs här om hur ett sådant samarbete kan komma att utvecklas över tid.