Har vi för bråttom med våra e-Arkiv?

Just nu ser vi många olika satsningar på e-Arkiv.

Flera samverkansprojekt pågår, och det gemensamma målet är att skapa väl fungerande arkiv för långsiktigt elektroniskt bevarande.

Stora arbetsinsatser läggs ner på att förbereda och införa e-Arkiv.

Och ändå frågar jag mig: Är satsningarna tillräckliga? Behöver vi kanske göra ännu mer?

Jag tycker ibland att den grundläggande analysen är bristfällig. Och i vissa fall kanske den rent av saknas.

Är vi verkligen säkra på hur våra handlingstyper ser ut, och speciellt då dem vi tänker bevara elektroniskt?

De handlingstyper som skapas i våra IT-system kräver lite mer av analysarbete jämfört med dem som skapas i samband med pappershantering.

Vi behöver klara ut var i verksamhetsprocessen de skapas. Och inte nog med det. Vi behöver också klara ut vilken information respektive handlingstyp ska innehålla.

Det som var självklart i pappersvärlden är nu inte längre lika självklart.

Och kanske behöver vi också ta oss en funderare på i vilken form informationen ska sparas. PDF eller något bildformat är ofta tillräckligt.

Men hur blir det om vi i framtiden vill kunna bearbeta informationen vidare? Då kanske xml-formatet hade passat bättre?

Att analysera all verksamhetens information på det här sättet är mödosamt, och det tar tid. Men just därför är det nödvändigt att påbörja arbetet i tid, det vill säga nu.

Om vi startar arbetet först efter det att vårt e-Arkiv är upphandlat så är risken att det kommer att få stå tomt i väntan på att analysarbetet blir klart.

Och det innebär i sin tur att avkastningen på den gjorda investeringen blir försenad.

Kanske behöver vi inte ha fullt så bråttom med våra e-Arkiv?