Hur definierar man handlingstyper i databaser?

Frågan har kommit upp om hur man hittar handlings-
typerna i en databas. Bearbetningen kanske inte alltid kännetecknas av den regelbundenhet som gör att den kan definieras som en process. Hur gör man då?

Huvudregeln är ju att handlingstyper definieras med hjälp av den plats i processen där de används, det vill säga där de skapas eller där de återvinns.

Om vi har klart definierade processer för hur de olika handlingstyperna läggs in eller byggs upp i databaserna så blir det inte så svårt. Då definierar man i vanlig ordning handlingstyperna genom deras plats i respektive process.

Exempel på det skulle kunna vara lagfarter, kontrolluppgifter eller uppgifter om fastighetsbildningar.

Detta är den kanske vanligaste situationen, att vi kan beskriva verksamhetsprocesser som lägger in information i databaser.

När det gäller uttag av information ur databaser så bör man kanske resonera så här:

Om en eller flera processer utnyttjar databasen så definieras handlingstyperna utifrån sina platser i dessa processer.

Om vi har uttag som sker lite mer ad hoc, det vill säga inte så regelbundet återkommande, kan vi ju inte placera in dem i någon process. Och därmed inte heller definiera någon handlingstyp.

Likväl är det ju nödvändigt att kunna göra gallringsutredning även på den informationen.

Då kan man överväga att spara hela databasen tillsammans med metadata som beskriver den på ett relevant sätt.

Och kanske ska man då också lägga in en extra ”process” för exempelvis spontana statistikuttag för att på så sätt kunna definiera databasens plats i klassificeringsstrukturen.

Det här området är fortfarande nytt, och sista ordet är ännu inte sagt i dessa frågor. Bidra gärna genom att ge dina synpunkter på vår Facebook-sida eller på Arkivet.