Hur beskriver vi handlingstyper i våra processkartor?

När arkivarier och processutvecklare samarbetar så uppstår många intressanta fågeställningar. En sådan handlar om handlingstyper och deras plats i processkartorna.

Handlingstypen definieras utifrån den plats där den skapas. Det är vi överens om. Men den används ofta på flera andra ställen i verksamheten.

En miljöpolicy, exempelvis, skapas i en process för verksamhetens miljöarbete. Men den kan även användas som styrande dokument i de olika upphandlingsprocesserna .

Är det så att en och samma handlingstyp kan finnas på flera ställen i processkartan?

Ja och nej. I den processbaserade dokument-
hanteringsplanen ska den bara återfinnas på ett ställe, och det är där den skapas. Det är där vi definierar den, och där tilldelar vi den hanteringsanvisningar. Och det är också den som återfinns i form av en rad i den dokumenthaneringsplan som vi beskriver i tabellform.

Att den sen också kan uppträda på andra platser i verksamheten har vi konstaterat. För att vara tydliga behöver vi då använda en annan symbol för den.

I VisAlfa har vi en speciell symbol för handlingstypen när den beskrivs på den plats där den skapas. Det är den gula polygonen.

På alla andra platser där vi behöver visa den så använder vi den blå symbolen för verksamhetsobjekt.

Även i den process där handlingstypen skapas kan vi behöva återge den i flera instanser. Då använder vi symbolen för verksamhetsobjekt även där.

I vårt demoexempel ”Betalning av leverantörsfaktura” visar vi exempelvis handlingstypen e-faktura i sex olika status:
• e-faktura, inskannad
• e-faktura, prel.bokförd
• e-faktura, attesterad
• e-faktura, bokförd
• e-faktura, betald
• e-faktura, arkiverad

Det är så man illustrerar hur information successivt tillförs handlingstypen. (Klicka här för att studera demoexemplet)

Lägg märke till hur viktigt språkbruket blir.

För att beskrivningen ska bli tydlig så bör man använda samma namn på handlingstypen i alla dess olika placeringar i proceskartan, men för var och en också ett tillägg för att ange handlingstypens status.