Hur gör vi för att resultatet av vårt processarbete ska bli bestående?

Vi har berört frågan förut, och den tål att upprepas. Det finns så många exempel på processbete som lyckas för stunden, men sedan begravs i några pärmar på en bokhylla och glöms bort. Hur undviker vi det?

Engagera människor från olika discipliner.
Många människor kan dra nytta av ett gemensamt arbete. Verksamhetsutvecklare, säkerhetsansvariga, kvalitetsansvariga och arkivarier är några som skulle kunna dra nytta av att få en gemensam arena att verka på. Och så förstås alla handläggare som behöver stöd och riktlinjer för sitt dagliga arbete. Och givetvis verksamhetsledningen. Den gemensamma arenan, processkartan, gör det möjligt att styra verksamheten på ett tydligare sätt.

Klara ut syftet med processkartläggningen.
Det kan finnas ett antal olika syften med processkartläggningen. Verksamhetsutvecklarna kanske vill betona utvecklingsperspektivet. Genom att ständigt utvärdera processerna får vi hela tiden möjlighet att förbättra dem. Ett ständigt pågående förbättringsarbete. Det förutsätter en verksamhetsbeskrivning som är lätt att anpassa och utveckla.

En verksamhetsbeskrivning som ska ligga till grund för klassificeringsstrukturen måste vara stabil över tid. Då blir syftet med procesbeskrivningen ett annat – att åstadkomma en beskrivning som håller över kanske åtminstone ett år.

Det går att hantera dessa sins emellan motstridiga syften, men för att kunna göra det måste vi bli medvetna om dem.

Gör processkartan till ett fungerande verksamhetsstöd.
Här ligger en av de viktigaste nycklarna till framgång. Genom att förse processkartan med ett konkret och användbart stöd för den egna verksamheten gör vi det meningsfullt för medarbetarna att använda den. Det mest närliggande exemplet är kanske beskrivningen av processens handlingstyper och de hanterings-
anvisningar som gäller för dem.

Processkartan kan innehålla så mycket mer. Boverket, exempelvis, länkar till mallar för alla de dokument som ska användas i den aktuella processen. Och Luleå tekniska universitet gör kopplingar till något som skulle kunna kallas en elektronisk verksamhetshandbok. Det innebär att du kan få nästan allt det stöd som du behöver genom länkar från den aktuella processen till relevant dokumentation.

Det är genom att göra processkartan användbar som vi får folk att använda den.

Gör klart förvaltningsorganisationen.
Införandet av processbaserad arkivredovisning och en verksamhetsstödjande processkarta kommer att bli en viktig milstolpe.

Men för att arbetet ska fungera i det långa loppet så krävs en förvaltningsorganisation, som tar hand om och förvaltar det nya sättet att arbeta. Utformning av den är en viktig del av utvecklingsarbetet.

Förankra arbetet i hela organisationen (och inte minst i ledningen).
Förankringsarbetet innebär bland annat att göra förändringen känd i hela verksamheten. Varför den genomförs och vad vi kan tjäna på den.

Att lyckas med det är en förutsättning för att förändringsarbetet ska bli framgångsrikt.