Användarträff år 2015

Vi var ett femtiotal deltagare, och vi började träffen med att presentera oss och berätta hur processarbetet har fortskridit på hemmaplan. Här kan du se vår dagordning.

Många av användarna är nu klara med den processbaserade informationsredovisningen, men endast några få har starta den processbaserade arkiv-redovisningen.

Lina Sundén berättade om de nya funktioner som tillkommit sedan förra träffen:

*Möjlighet att välja vilken text som ska vara diagramrubrik genom att högerklicka på den. (Diagramrubriken ärver automatiskt processens strukturnummer och namn)

*Låsning av objekt kvarstår även efter det att projektet har sparats

*Det går inte längre att ta bort ett låst objekt

*En ny hanteringsanvisning, From-datum, fylls automatiskt i när nya objekt skapas.

*Vid namngivning markeras även strukturnumret om man trycker F2 två gånger.

*Simbanorna har förbättrats och fått ny layout

*Ett antal nya inställningar gör det möjligt att från varje projekt styra sådant som automatnumrering, automatisk rubriksättning samt visning av sidotexter och inforutor

Bertil Axelsson berättade om det nya förvaltningsläget:

*Syftet är att öka spårbarheten genom att behålla även avslutade objekt samt att göra det möjligt att låta VisAlfa fungera som Master för alla IT-system som använder klassificeringsstrukturen

*Läget är frivilligt och väljs till med ett lösenordsskyddat kommando

*Verksamhetsområden, processer och handlingstyper kan inte tas bort, de kan endast göras inaktuella, och då ”gråas” de

*Klassificeringsstruktur under Arkivredovisning förses med två nya fält, From-datum och Tom-datum.

*Om de ”gråade” objekten skulle bli så många att kartan blir svår att överblicka är en möjlighet att man startar ett nytt arkiv och börjar om igen

Förvaltningsläget kommer att medfölja version 6, men enbart i form av en lösenordsskyddad betaversion.

Birgitta Sundén berättade om hittills under året inkomna förslag till förbättringar, och bad deltagarna att diskutera ytterligare förslag. Ett antal nya förslag kom upp under mötet.

Några av förslagen är redan beslutade medan de som kräver större insatser behöver utredas vidare. Se länk nedan.


Tiden efter lunch ägnade vi i huvudsak åt eArkiv.

Magdalena Nordin, kommunalförbundet Sydarkivera berättade om hur de man förbereder ett gemensamt införande av eArkiv för medlemskommunerna. Det var intressant att hör hur många mindre kommuner tillsammans klarar av att organisera och införa ett gemensamt e-Arkiv.

Olle Ebbinghaus, Dokumentinfo AB
delgav oss några av sina tankar kring eArkiv. Han gav oss många bra konkreta tips att tänka på vid införande av eArkiv .

Bertil Axelsson berättade om hur VisAlfa kan underlätta arbetet med eArkiv. I huvudsak handlar det om att skapa och förvalta klassificeringsstrukturen så att den blir och fortsätter att vara konsistent inom hela verksamheten.

Nytt diskussionsforum?
Frågan aktualiserades av nedläggningen av Arkivet.ning. Många berättade att de är med i olika diskussionsforum och att det är svårt att vara aktiv på allt för många. Vi kom därför fram till att det inte är aktuellt med ett nytt diskussionsforum.

Förslaget att komplettera VisAlfas hemsida med en sida som innehåller frågor och svar i anslutning till VisAlfa-användning kommer vi däremot att genomföra.

Bertil tackade å Birgittas, Linas och sina egna vägnar för visat intresse, och mötet avslutades med en kaffestund.


Länkar

Beslutade förbättringar

Magdalena Nordin, kommunalförbundet Sydarkivera

Olle Ebbinghaus, Dokumentinfo AB

Bertil Axelsson. Hur VisAlfa kan underlätta arbetet med eArkiv

Skriv ut denna sida
©VisAlfa AB 2021