Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Handläggare - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomichef
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Kronofogden
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Gallras 7 år efter reglering/avslut.
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Handläggare - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Fakturanummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Beskrivning av handlingstyp: Osäkra fordringar
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Anmärkning: Gallras 7 efter reglering.
Fakturera osäkra fordringar
Bevaras/Gallras: Vid inaktualitet
Förvaring - format: Handläggare - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Beskrivning av handlingstyp: Utskrift ur RoR som sparas i pärm hos handläggare.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Beskrivning av handlingstyp: Avskrivning av felaktig faktura
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Alfabetisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Svea Inkasso
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma EDP Future
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Beskrivning av handlingstyp: Kundfaktura
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Kund
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Beskrivning av handlingstyp: Bokföringsposter
Personuppgifter: Ja
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma EDP Future
Hantering eventuell kopia: Gallras vid inaktualitet
Sekretess: Nej
Ansvar: Handläggare
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Sökord: Fakturainfarten, pappersunderlag eller fakturafil.
Beskrivning av handlingstyp: Kan bestå av en fakturafil eller ett pappersunderlag. Fakturafil sparas i Future, pappersunderlag i pärm.
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Fakturera
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma Redovisning och reskontra
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Verifikationsnummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Personuppgifter: Ja
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Visma EDP Future
Hantering eventuell kopia: Pärm
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Beskrivning av handlingstyp: Registrering av betalning
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Mottagare: Hämtas från Nordea
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Information:
Fakturaunderlag inkommer till ekonomikontoret,
det kan komma in på tre olika sätt,
som en fakturafil,
ett pappersunderlag eller via fakturainfarten.
Bevaras/Gallras: 7 år
Förvaring - format: Närarkiv - papper
Sekretess: Nej
Ansvar: Ekonomiadministratör
Sortering: Kronologisk ordning
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Beskrivning av handlingstyp: Annullering av felaktig faktura
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Konsulter, Sökande, Kommuninvånare, Extern part (myndighet eller företag)
Kategorier personuppgifter: Namn, Adress, Kontaktuppgifter
Rättslig grund för behandling: Avtal
Konfidentialitet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Riktighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Tillgänglighet: 0-1 Ingen, försumbar eller måttlig skada
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Bevaras/Gallras: Bevaras
Förvaring - format: System - digital
IT-system: Ciceron DoÄ
Sekretess: Nej
Ansvar: Chef
Sortering: Diarienummer
Arkivbildare: Kommunstyrelse
Verksamhet: Ekonomikontoret
Sökord: Avser t ex löneskuld
Beskrivning av handlingstyp: Delegeringsbeslut
Personuppgifter: Ja
Kategorier registrerade: Anställda, Förtroendevalda
Kategorier personuppgifter: Namn, Kontaktuppgifter, Personnummer, Personliga förhållanden
Rättslig grund för behandling: Avtal
Säkerhetsåtgärder: Behörighetsstyrning
Konfidentialitet: 2 Betydande skada
Riktighet: 2 Betydande skada
Tillgänglighet: 2 Betydande skada